备货前确认商业文件
核对选定报价、订单及供应商确认。型号、数量、销售单位、包装和交付条件必须一致。差异应在备货前解决。书面确认将成为后续团队的依据文件。
为交易分配统一编号，以关联沟通、文件和运输指令。确定商业决策负责人、物流联系人和收货联系人。同一人可兼任多个角色，但各方必须清楚职责。
准备运输所需信息
承运商需要一致的包装、托盘、重量和尺寸信息。请说明装卸地址、时间、通行及搬运限制。不能假定货物可以堆叠或混装。如产品有特殊条件，应与相关专业人员明确。
区分宣称可供货与已确认装货时段。货物备妥不代表已列入运输计划。应核实预约和文件准备所需时间。包含确认、备货、提货和收货的时间表能显示各环节依赖关系。
在整个流程中保持文件一致
发票和装箱信息必须描述同一交易。根据产品、原产地和目的地，可能还需其他文件。应针对实际交易确认清单；以往交货使用的清单未必适合新目的地。负责手续的专业人员可说明具体要求。
保留每份文件的日期版本，避免相互矛盾的文件并存。发生变化时，应明确哪些文件被替换、需要通知谁。跟进表还应区分尚未收到的文件与已收到但未核查的文件。
规划收货与差异处理
到货前，告知仓库预期型号、数量及包装形式。收货时，将可见情况与交付文件比较，并记录异常。保留异议或索赔的程序与期限应根据交易核实；仅有照片不能替代全部必要手续。
收货后，核对订购量与实收量，再分析差异。记录原因及下次改进措施，例如信息缺失、包装不足、预约协调不当或文件延迟。了解我们在以下方面的支持： 物流与质量 ，以及相关建议： 比较报价成本.